Hoe overhandig je de sleutels van jou vakantiewoning aan gasten?

Sleutels aan gasten geven: How-To's en enkele tips 

Of jij nou je vakantiewoning op afstand beheert of elke gast aan de deur begroet, het overhandigen van de sleutels is een belangrijke stap dat het begin en het einde van het verblijf van je gast markeert. Het kan zelfs van invloed zijn op de mening en tevredenheid van de gasten. 

Veel eigenaren kiezen ervoor om het inchecken van hun vakantiewoning te automatiseren en alleen de sleutels op afstand te overhandigen. Als jij ervoor kiest om de sleutels op afstand door te geven, moeten de instructies voor het overhandigen van de sleutels duidelijk zijn, aangezien je er niet zult zijn om de gasten door het proces te leiden. 

Wees voorbereid op de mogelijkheid dat de gasten de sleutels verliezen tijdens hun verblijf. Als dat gebeurt, moet jij ervoor zorgen dat je een schriftelijk bewijs hebt dat de sleutels van de vakantiewoning al werden overhandigd en dat ze correct moeten worden teruggegeven zoals gepland. Dit document zal ook bevestigen dat de gasten jouw instructies voor het ophalen van de sleutels hebben gelezen en goedgekeurd en deze dus moeten naleven. 

Als je niet de tijd heeft om dit allemaal zelf te regelen, kan je deze taak geven aan een extern bedrijf of een vertrouwde sleutelhouder, zoals de vastgoedbeheerder of een buurman, om de sleutelontvangst voor jou te verzorgen. 

Bekijk hoe je de sleutelontvangst tussen jou en de gasten regelt door onze tips te lezen en het gratis sleutelontvangst bestand hieronder te downloaden. Als je van tevoren een afspraak maakt en de gasten op de hoogte houdt van het sleutelovername-proces, bespaar je tijd op lange termijn. 

Hoe overhandig je de huissleutels aan gasten 

Er is geen juiste manier om sleutels te overhandigen, maar er zijn ongetwijfeld enkele verkeerde manieren. Als de sleutels door meerdere mensen worden beheerd of als er alleen een mondelinge overeenkomst is over de sleuteloverdracht, kan dat later nadelig zijn voor jezelf en je bedrijf. 

Het is belangrijk om duidelijke en gedetailleerde instructies te hebben voor het ophalen en overhandigen van de sleutels. Voor een beter sleutelbeheer en om verrassingen tijdens de reis van je gast te voorkomen, zijn hier vier tips om te volgen. 

1. Geef duidelijke instructies voor het ophalen van de sleutels 

Voordat jij de sleutels afgeeft of ophaalt bij de gasten, is het van cruciaal belang dat zij de sleutel-afhaalinstructies lezen om verrassingen tijdens het uitchecken te voorkomen. Schrijf de instructies zorgvuldig op om de sleutels met een gerust hart te beheren. 

Hier zijn de dingen waar je op dient te letten voor de sleutel collectie instructies: 

• De datum en tijd van check-in en out.
  
  
• De instructies voor het ophalen en overhandigen van de sleutels bij aankomst en vertrek.
  
  
• De hoeveelheid sleutels en hun functies
  
  
• De locatie van de sleutels of het sleutelkastje voor automatische check-ins
  
  
• De code van het sleutelkastje, indien aanwezig
  
  
• De sancties bij verlies, diefstal of duplicatie van sleutels
  
  
• Een bewijs van overhandiging van de sleutels voor zowel de gast als de gastheer.  

2. Gebruik een veilig sleutelkastje 

Een sleutelkastje voor een vakantiewoning biedt verschillende voordelen voor gasten en verhuurders. Een aanrader is om het meest geschikte sleutelkastje voor jou vakantiewoning te vinden en dat kan van veel factoren afhangen. Als jij de gasten bijvoorbeeld niet persoonlijk begroet, kan een beveiligd kastje de beste oplossing zijn voor jouw vakantiewoning. 

Er zijn vele manieren waarop een eigenaar van een vakantiewoning het sluitproces kan automatiseren en een groot deel daarvan is het kiezen van de juiste sleutelkastjes of service voor uw vakantiewoning. Een goed slotensysteem kan het verschil maken voor de goede werking van jou sleutel-verzamelsysteem. 

3. Zichtbaarheid van sleutels 

Echter is het kiezen van een veilig kastje voor de sleutels niet voldoende. Het moet ook op een gemakkelijk zichtbare plek zijn voor de gasten. Wanneer de bezoekers aankomen bij jou vakantiewoning, is het belangrijk dat jij de instructies voor het verzamelen van de sleutels duidelijk uitlegt voordat ze arriveren. Als de gasten moeite hebben om de sleutels te vinden tijdens hun aankomst, bereid jij hen voor op een slechte ervaring vanaf het allereerste begin van hun verblijf. 

Naast duidelijke instructies, moet je ook het sleutelkastje of andere sleutels in de vakantiewoning achterlaten op goed zichtbare plaatsen om te vermijden dat de gasten tijd verliezen met het zoeken naar de sleutels. Controleer de instructies voor het verzamelen van de sleutels om er zeker van te zijn dat ze volledig begrijpelijk en gemakkelijk te vinden zijn voor nieuwe bezoekers die nog nooit een vakantie hebben doorgebracht in jou vakantiewoning. 

4. Laat de sleuteloverdracht aan een vertrouwde sleutelhouder of een externe dienst 

Of je nu een nieuwkomer bent in de sector van vakantieverhuur of uw kortetermijnverhuur recent hebt gekocht, je hebt waarschijnlijk al heel wat te plannen, te beheren en te organiseren, dus je hebt niet de tijd om de sleutels aan elke gasten te overhandigen. 

Overweeg om deze taak te delegeren aan een externe dienst die gespecialiseerd is in het verzamelen en overhandigen van sleutels. Als je iemand anders de sleuteloverdracht laat regelen, heb je meer tijd om je te richten op andere aspecten van het vastgoedbeheer. 

Wat als een gast de sleutels verliest? 

De gouden regel is om altijd, altijd kopieën te hebben. Kopieën voorkomen dat dit soort situaties uitgroeien tot rampen. In geval van verlies of diefstal bespaart een kopie van de sleutels je een dure rit naar de slotenmaker. 

Als je een extra exemplaar niet kunt vinden of geen duplicaat hebt gemaakt, zal je een slotenmaker moeten bellen. Als de sleutelhanger van de gast gelabeld is met jou naam of adres, loop je een groot risico op een mogelijke inbraak. Als jij de sleutels hebt gelabeld, moet je de sloten zo snel mogelijk vervangen. Als de sleutels niet te identificeren zijn, is de kans op inbraak minimaal en volstaat een nieuwe sleutel. 

Wat de gevolgen voor de gast betreft, is het aan jou om te beslissen of je dit van hun borgsom wilt aftrekken of dat je hun het bedrag van de schade voor de verloren sleutels, slotenmaker of besteedde tijd in rekening wilt brengen, zelfs als het alleen je eigen tijd is. 

Wil je contact met ons, meer informatie of een gratis strategie call inplannen?  Klik hier!